Электронный архив

Электронный архив первичной бухгалтерской документации

Электронный архив является эффективным решением, позволяющим существенно облегчить и ускорить подготовку копий документов к многочисленным проверкам.

Этапы создания электронного архива:

Ввод документа — массовое сканирование, индексирование с заполнением согласованного набора реквизитов. Образы оригиналов первичных документов сохраняются в электронном архиве и в дальнейшем доступны пользователю в виде полного факсимиле «как есть» — со всеми визами, пометками и т.д.

Индексирование документа — в результате индексирования отсканированный образ документа привязывается к соответствующей записи о хозяйственной операции в учетной системе предприятия, и приобретает признаки для быстрого поиска.

Оперативное хранение и использование — весь массив документации предприятия доступен сотрудникам в соответствии с предоставленными им правами пользователя.

Подбор документов— в случае запроса документов контролирующими органами, ответственный сотрудник за несколько минут производит поиск электронных копий первичных бухгалтерских документов и подготавливает документы для передачи. Представление документов в контролирующий орган производится в соответствии с Налоговым кодексом Российской Федерации: «…истребуемые документы представляются в виде заверенных проверяемым лицом копий».

Добавить комментарий